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Warum wir Dokumentenmanagement neu denken
Redaktionen und Archivteams behalten jederzeit den Überblick über sämtliche Dokumentstände. Freigaben laufen nachvollziehbar, Ablagen bleiben revisionssicher und die Suche nach älteren Fassungen dauert Sekunden statt Stunden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und schafft Vertrauen in die eigene Dokumentation.
Von der ersten Versionierungsroutine bis zur revisionssicheren Ablage – die Entwicklung unseres Systems in vier Etappen.
Erste interne Lösung für die strukturierte Ablage von Vertragsdokumenten und Korrespondenz. Grundlage war eine einfache Ordnerlogik mit manueller Versionskennzeichnung.
Einführung der automatischen Versionshistorie. Seitdem werden Änderungen an Publikationen und Unternehmensdokumenten lückenlos nachvollzogen, ohne dass Redaktionen manuell eingreifen müssen.
Implementierung rollenbasierter Freigabeprozesse. Prüfschritte und Eskalationsregeln laufen nun zentral über das System – von der ersten Entwurfsfassung bis zur finalen Archivierung.
Umstellung auf eine Cloud-Infrastruktur mit Standort in Österreich. Verschlüsselung und Notfallkonzepte erfüllen die Anforderungen lokaler Verlage und Unternehmen an Datenschutz und Verfügbarkeit.
Von der Idee zur Plattform
Was 2018 als internes Werkzeug für die Redaktionsablage begann, ist heute eine modulare Software für Verlage und Unternehmen in Österreich. Jeder Entwicklungsschritt folgte einer konkreten Anforderung aus der Praxis.
Technische Grundpfeiler
Die Plattform setzt auf automatisierte Versionierung, rollenbasierte Workflows und verschlüsselte Cloud-Speicherung. Alle Module sind darauf ausgelegt, Dokumentstände nachvollziehbar und revisionssicher zu halten.
Ausblick
Die nächsten Releases konzentrieren sich auf erweiterte Schnittstellen zu Redaktionssystemen und eine tiefere Integration von KI-gestützter Verschlagwortung für große Archivbestände.
Ein kleines Team entwickelte die erste Version zur Verwaltung von Dokumentständen in der eigenen Redaktion.
Automatische Versionshistorie und Vergleichsansichten wurden als Kernfunktion implementiert und im Redaktionsalltag getestet.
Rollenbasierte Freigabeprozesse und Eskalationsregeln kamen hinzu – die Grundlage für den Einsatz in Unternehmensarchiven.
Die Ablage wurde auf eine Cloud-Infrastruktur umgestellt, die Rechenzentren in Österreich und Deutschland nutzt.
Die Plattform wurde als eigenständige Lösung für Verlage und Unternehmen mit umfangreichen Dokumentensammlungen veröffentlicht.
Neue Schnittstellen zu gängigen Redaktions- und Archivsystemen ermöglichen die direkte Anbindung bestehender Arbeitsumgebungen.
Die zentrale Verwaltung von Manuskripten, Korrekturfassungen und Freigabeständen reduziert Abstimmungsaufwand und hält alle Beteiligten auf demselben Stand.
Von der papierbasierten Ablage zur digitalen Struktur: Unsere Lösung begleitet die Migration bestehender Bestände und sorgt für klare Ordnungskriterien.
Automatische Protokollierung und rollenbasierte Zugriffe machen Änderungen jederzeit nachvollziehbar – eine Grundlage für interne und externe Prüfungen.
Für österreichische Unternehmen planen wir Speicherorte und Zugriffskonzepte, die den Anforderungen an Datenschutz und Betriebskontinuität entsprechen.
Ob Redaktionsworkflow oder ERP-Umgebung: Die Schnittstellen übernehmen Metadaten und Dokumente ohne Medienbrüche in die zentrale Ablage.
Die Referenzprojekte umfassen Häuser mit mehreren hundert aktiven Nutzerinnen und Nutzern sowie Archive mit über einer Million Dokumenten.